Dossiers (suivi d'affaire)
Regrouper documents, pièces à collecter et tâches autour d'une affaire gagnée, et suivre son avancement.
Un dossier rassemble, autour d'une affaire gagnée, tout ce qui sert à la livrer : pièces à collecter, documents, tâches et échanges. C'est l'endroit où l'on suit une affaire après la signature.
Créer un dossier
Un dossier se crée depuis une opportunité gagnée. Sur la fiche de l'opportunité, cliquez sur Convertir en dossier. Un dialogue s'ouvre :
- Titre : pré-rempli, modifiable.
- Date de livraison cible : requise, par défaut dans 30 jours.
- Checklist des pièces à collecter : pré-remplie, à ajuster (jusqu'à 30 éléments).
À savoir
Il n'y a pas de bouton « créer un dossier » indépendant : on passe toujours par une opportunité gagnée. Une opportunité peut donner plusieurs dossiers ; un dossier est rattaché à une seule opportunité.
Ce que contient un dossier
- Pièces manquantes : la liste des documents à demander au client, modifiable. Vous pouvez envoyer une demande de pièces, à valider avant l'envoi.
- Tâches : les choses à faire pour livrer (voir ci-dessous).
- Liens vers des documents : Google Drive, Dropbox, OneDrive.
- Activité : le fil des événements du dossier.
- Commentaires : avec mentions (@) de vos collègues.
- Détails : titre, statut, date de création.
Selon votre secteur, une section dédiée peut apparaître (par exemple, des photos de chantier pour l'artisanat).
Les tâches
Les tâches sont distinctes des pièces manquantes. Cliquez sur Ajouter une tâche, puis renseignez :
- Titre,
- Date d'échéance,
- Priorité : faible, moyenne ou haute.
Une tâche est à faire, faite, ou annulée (voir Tâches).
Le statut d'un dossier
| Statut | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Ouvert | Le dossier vient d'être créé |
| Incomplet | Il manque des pièces |
| Complet | Toutes les pièces sont là |
| Clos | L'affaire est terminée |
Le bouton Marquer complet fait passer le dossier en « Complet ». La liste des dossiers se filtre par : tous, incomplets, avec rendez-vous, archivés.